Mehrspachige Hotel E-Mail Vorlagen und Textbausteine

Sie wollen vermeiden, dass Sie die Daten Ihrer Reservierungen in mehreren Systemen erfassen müssen? Dann geben Sie die Reservierungsdaten einmalig in das igumbi System ein und schicken dann vom igumbi Reservierungssystem die E-Mails an Ihre Kunden. Sie brauchen nicht zu Outlook oder in ein anderes E-Mail-Programm wechseln. Fehleranfälliges Copy-Paste entfällt.

Sie bleiben in der igumbi Web-App um das E-Mail zu erstellen. Dort werden die E-Mails auch archiviert und mit den Reservierungen verknüpft. So haben Sie das E-Mail Angebot und die Buchungsbestätigung und alle anderen verschickten E-Mails übersichtlich zusammengefasst.

Geht das auch in anderen Sprachen?

Sie können Vorlagen in mehreren Sprachen erstellen und bauen den gesamten Text der Vorlage auf, in dem Sie die Textbausteine einfach in den Vorlagenbereich hineinziehen. Sie können später die einzelnen Textbausteine überarbeiten und die Textbausteine sind in allen zukünftigen Dokumenten angepasst. Die definierten Textbausteine können Sie in mehreren Vorlagen verwenden. Sie können auch Variablen (oder Textfelder) in Ihre Textbausteine hineinschreiben, damit können im Fließtext die Informationen aus der aktuellen Reservierung oder aus Ihren Hotelstammdaten verwendet werden.

Das ist ein mächtiges, flexibles und zeitsparendes Textvorlagen System. Und Sie können sehr einfach Ihre typischen vier bis fünf Standardszenarien in mehreren Sprachen definieren und verwenden. Einmal definiert sparen Sie enorm viel Zeit und schonen Ihre Nerven bei der Abwicklung Ihrer Reservierungs-Anfragen.

Können Texte an den Gast angepasst werden?

Der Text jeder individuellen E-Mail kann vor dem Abschicken im Browser geändert und personalisiert werden. So gehen Sie direkt auf das Anliegen Ihrer Kunden ein und erhöhen bei Angeboten die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde sich für Ihren Betrieb entscheidet.

Wie kommen die Daten der Reservierung in die E-Mail?

Funktionsblöcke gibt es auch. Das sind Daten-Bausteine, wie zum Beispiel die Reservierungsdetails oder die erfassten Leistungen. Diese werden auch einfach in die Vorlage mit hineingezogen und sie holen ziehen sich beim Schreiben der einzelnen E-Mails die Daten aus der erfassten Reservierung oder Anfrage.

Wie kann ich die E-Mail Vorlagen noch verwenden?

Natürlich sind die Vorlagen nicht nur auf Anfragen und Angebote und das Handling der Buchungsanfragen limitiert. Sie können die E-Mail Vorlagen auch verwenden, um an Ihre Kunden ein Mailing mit den neuesten Angeboten zu schicken, oder ein Danke-Schreiben für eine freundliche Hotelbewertung. Auch für die Neukundengewinnung kann man die Vorlagen heranziehen. Und damit Sie noch mehr von Ihrer Zeit haben können Sie auch ihr Selfcheckin Verfahren erklären.

Wie funktioniert denn das genau?

E-Mail Vorlage anlegen

• "Vorlage anlegen" klicken, Name der Vorlage und E-Mail Subject festlegen (Variablen mit #{feld} einbinden)
• Die Textbausteine in den Vorlagenbereich hineinziehen, oder neue Textbausteine anlegen (und die Sprache festlegen)
• Funktionsblöcke hinzufügen und speichern

.. fertig ist Ihre E-Mail Vorlage!

E-Mail an Ihren Kunden schicken

• Zur Reservierung gehen, und auf "neue E-Mail" klicken
• Im Drop Down Feld die gewünschte Vorlage auswählen
• Im E-Mail Textfeld Inhalte bearbeiten: löschen oder persönliche und individuelle Sätze hinzufügen.

.. und E-Mail abschicken. Dabei geht eine Kopie an Ihre Inbox.

Die verschickten E-Mails können chronologisch abgerufen werden und sind auch mit dem Kundendatensatz verknüpft. Sie haben jederzeit im System die Übersicht welche Informationen und Preise Sie Ihren Kunden geschickt haben. Das hilft besonders, wenn mehrere Personen die Reservierungen und Anfragen bearbeiten, oder wenn Sie von unterwegs mit Ihrem Smartphone zugreifen.

Wenn Sie vom Kunden die fixe Buchung bekommen dann, suchen Sie die Reservierung anhand der Nummer schnell heraus und machen die Buchung fix durch Zuteilung im Belegungsplan.

Mit den E-Mail Vorlagen werden aus Ihren Anfragen fixe Buchungen

UPDATE: Hier gibt es die ersten Resultate