RKSV Registrierkasse in igumbi Hotelsoftware

Was passiert bei der Umstellung der RKSV?

Ab dem 1.4.2017 tritt in Österreich die Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz RKSV) in Kraft.

Das bedeutet, dass ab dem Stichtag jeder Beleg (jede Zahlung) mit einem maschinenlesbaren Code (QR-Code) versehen werden muss. Außerdem ist ein Datenerfassungsprotokoll (RKSV-DEP) zu führen. Die erfassten Umsätze werden aufsummiert und in einem verschlüsselten Umsatzzähler gespeichert. Nur der Betrieb selbst oder die Finanz kann den Umsatzzähler bei einer Prüfung auslesen.

In der igumbi Hotelsoftware gibt es seit Anfang 2016 eine integrierte Registrierkasse. Die Funktionen der RKSV wurden im Februar 2017 implementiert.

Folgende Schritte sind durchzuführen, um die RKSV für die Hotel Registrierkasse zu aktivieren:

In der igumbi Hotelsoftware

• Die Kasse, die bis jetzt verwendet wurde, ist abzuschließen/ stillzulegen.
• Eine neue Kasse mit der Option "RKSV" in igumbi aktivieren - ein Zertifikat zum Signieren der Rechnungen wird im Zuge der Aktivierung von A-Trust erworben.
• Der Umsatzzähler der neuen Kasse beginnt wieder bei 0: Es gibt einen eigenen RKSV Summenzähler, der nur die Barzahlungen (und Kreditkartenzahlungen) zählt.
• Den Startbeleg mit dem QR-Code drucken und bei der Kassendokumentation ablegen
• Zahlungen (=Zahlungsbelege) und die anderen für die RKSV notwendigen Belege werden künftig mit dem A-Trust Zertifikat signiert und kryptographisch verkettet.

Die Kasse bei Finanzonline (FON) registrieren

• Zertifikat eintragen
• Kasse eintragen
• Authentifizierungscode für die "BMF Belegcheck" App generieren
• Startbeleg mit der "BMF Belegcheck" App scannen

Künftig sind folgende Schritte regelmäßig zu tun:

• Monatsbelege abrufen. Monatsbelege drucken und ablegen
• Der Jahresbeleg (der Monatsbeleg am 1.Januar) muss mit der "BMF Belegcheck" App von Finanzonline gescannt werden.
• Wenn die Kasse nicht mehr verwendet wird, dann muss diese in igumbi geschlossen werden. Es wird ein Schlussbeleg erstellt, der mit der "BMF Belegcheck" App gescannt werden muss. Dann kann die Kasse bei Finanzonline abgemeldet werden.

Offizielle Infos von WKO und FinanzOnline / BMF

Hier Artikel und Anleitung zum Thema RKSV von offizieller Seite: BMF und WKO.

• Finanz Online: Handbuch Registrierkassen in FinanzOnline 24.1.17

• WKO: So melden Sie Ihre Registrierkasse auf FinanzOnline an

• WKO: So funktioniert die Anmeldung Ihrer Registrierkasse auf FinanzOnline 26.1.17

Zertifikat bei A-Trust erwerben

Durch das Anlegen einer Kasse in igumbi (mit der Option RKSV = aktiv) wird ein Zertifikat von A-Trust erworben (EUR 75.00 inkl MwSt für 5 Jahre). Es handelt sich um ein mobiles Zertifikat. Die korrekte UID des Betriebs ist notwendig, um das Zertifikat zu registrieren und Ihrem Betrieb zuzuordnen.

Die Signierung der Zahlungen erfolgt durch das Hochsicherheitsmodul von A-Trust beim Anlegen einer Zahlung. Das Hochsicherheitsmodul, auch HSM genannt, ist ein Server, der von A-Trust betrieben wird.

Beim Kassendatensatz in igumbi wird die Zertifikat-Seriennummer im Hexadezimalen Format, der Public Key, Username und Passwort gespeichert.

Neue Kasse in igumbi anlegen

• Kassennummer wird vergeben bzw. kann erstmalig beim Anlegen selbst definiert werden.
• Der Benutzerschlüssel AES-256 wird vom System generiert. Dieser sollte per Copy-Paste in Finanzonline übertragen werden.
• Prüfwert für den Benutzerschlüssel wird generiert
• Zertifikat bei A-Trust lösen (user_name, user_passwort, certificate_id, public key speichern)
• Die Zertifikat-Seriennummer wird in Hexadezimaler Form dargestellt.

Durch das Anlegen der Kasse mit dem Zertifikat wird automatisch der Startbeleg in der Kasse erstellt. Bei neuen Kassen ist dies Belegnummer 1. Wenn vorher schon eine Kasse in Betrieb war, bekommt der Startbeleg die Nummer 10.000 bzw. wird zum nächsten 10.000er Schritt hochgesprungen.

RKSV Kasse in igumbi und FinanzOnline aktivieren

Zertifikat bei FinanzOnline / FON registrieren

Die Verbindung zum BMF / Finanzamt geht über den Online Zugang FinanzOnline. Dort gibt es im Bereich Registrierkasse eine Menge an Funktionen für das Verwalten einer Kasse:

Konkret sind folgende Schritte notwendig, um eine Kasse bei FinanzOnline zu aktvieren:

Registrierierung einer Signatur bzw. Siegelerstellungseinheit

Im ersten Schritt wird das Zertifikat eingetragen.

Folgende Felder sind auszufüllen:

• Art der Sicherheitseinrichtung => Hardware Sicherheitsmodul (HSM) eines Dienstleisters
• Vertrauensdiensteanbieter => "AT1 A-Trust" auswählen
• Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats => Seriennummer Signaturzertifikat (HEX Format) aus igumbi

Registrierkasse registrieren

Im folgenden Schritt wird die Registrierkasse angelegt:

In Finanzonline auf "Registrierung einer Registrierkasse" klicken.

Folgende Felder ausfüllen:

• Kassenidentifikationsnummer => Kassennummer eingeben: Typisch 1,2,3,4. Die Kassennummer aus igumbi eintragen.
• Bemerkung => ist kein Pflichtfeld, aber bei mehreren Kassen im Unternehmen hier eine entsprechende Bezeichnung eingeben.
• Benutzerschlüssel AES-256 Hier kommt die 44 Zeichen lange Zeichenkette aus dem Feld "Benutzerschlüssel AES-256" aus igumbi hinein. Typisch könnte die Zeichenkette so aussehen: "soqEuZeM9zAX/pE33yZ4bZjSA2Wxz0sR/ptrUftNzSs="
• Prüfwert für Benutzerschlüssel: 4 Buchstaben/Ziffern, um die korrekte Eingabe zu verifizieren. z.B. "fRCI".

BMF Belegcheck App

Die "BMF Belegcheck" App zur Prüfung des Startbeleges steht zum Download auf Ihr Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Die Infos zur App gibt es auf der BMF Seite.

Sie sollten ein Smartphone (Android, iPhone) haben, um die Kasse mit Finanzonline zu verbinden.

Authentifizierungscodes für Prüf-App generieren

Um die "BMF Belegscann" App mit dem Unternehmen und der Kasse zu verknüpfen, muss ein Authentifizierungscode in Finanzonline generiert werden. Dieser wird dann in der "BMF Belegscann" App am Smartphone eingetragen. Dies ist wiederum eine Ziffernsequenz.

Siehe auch im BMF Handbuch Registrierkassen 3.4.1.2. Authentifizierungscodes anfordern und anzeigen, Seite 31.

Startbeleg mit der Belegcheck App Scannen

Den Startbeleg aus igumbi scannen. Den Startbeleg ausdrucken (STRG-P/ CMD-P) oder Bildschirm Scannen.

Mit der App den QR-Code auf dem Startbeleg ins Visier nehmen und scannen. Ausdrucken wäre sinnvoll, da Sie den Beleg zur Kassendokumentation ablegen müssen.

Die Meldung in der Belegcheck App sollte so aussehen:

Prüfergebnis:

"Die Registrierung der Registrierkasse und der Signatur/Signierungseinheit war erfolgreich. Der vorliegende Startbeleg wurde gesetzeskonform erstellt. ..."

Beleginformationen, die gescannt werden

Durch das Anlegen der Kasse mit dem Zertifikat wird automatisch der Startbeleg in der Kasse erstellt. Bei neuen Kassen ist dies Belegnummer 1. Bei Betrieben, die vorher schon die Kassenlogik in igumbi verwendet haben, ist die Belegnummer 10.000.

Auf dem Beleg befindet sich ein QR-Code. Dieser QR-Code enthält den maschinenlesbaren Code, der mittels QR-Code angebracht wird.

Den maschinenlesbaren Code / QR-Code kann man sich so vorstellen:

_R1-AT1_CASHBOX-DEMO-1_CASHBOX-DEMO-1-Receipt-ID-6_
2017-02-15T17:31:03_
60,00_40,00_400,00_5,01_0,00_
k8wUAFWM_18529C07_aeSlJ2SxF7I=_
XWBVQvrhhQlDRfFNmk87aSAt4Q9oqGwJznBk0Xc6+6MJRLomUqjQ/l4SNgmk0P81HYZ+Cwi0ZDK3+LG0XcaRxQ==

So kann man den Datensatz entschlüsseln:

• Die Felder werden mit "_" getrennt.
• R1-AT1: Info über den Zertifikatsaussteller: (AT1= A-Trust)
• CASHBOX-DEMO-1_CASHBOX-DEMO-1-Receipt-ID-6_2017-02-15T17:31:03 Kasse, Belegnummer, Erfassungszeitpunkt des Beleges
• 60,00_40,00_400,00_5,01_0,00 Zahlungsbetrag je Steuersatz (20% 10% 13% 0% und besonders)
• k8wUAFWM verschlüsselter Umsatzzähler
• 18529C07 Hexadezimale Darstellung der Zertifikatsseriennummer
• aeSlJ2SxF7I Kryptographische Verkettung mit dem signierten vorigen Beleg
• _XWBVQvrhhQlDRfFNmk87aSAt4Q9oqGwJznBk0Xc6+6MJRLomUqjQ/l4SNgmk0P81HYZ+Cwi0ZDK3+LG0XcaRxQ==
  JWS Signierung des gesamten Blocks "_R1-AT1_CASHBOX-DEMO-1_CASHBOX-DEMO-1-Receipt-ID-6_2017-02-15T17:31:03_60,00_40,00_400,00_5,01_0,00_k8wUAFWM_18529C07_aeSlJ2SxF7I" durch den A-Trust HSM Server.

Änderungen bei den Belegnummern

Eine der Anforderungen der RKSV Logik ist es, dass nur Bar, Maestro und Kartenzahlungen signiert werden sollen. Um das zu unterstützen, kann man dies nun bei den Zahlungsarten festlegen, welche Zahlungsart RKSV "signierpflichtig" ist.

Über dieses Thema gibt es auf der WKO Seite etliche fachkundige Abhandlungen. Eine verbindliche Auskunft kann Ihnen Ihr Steuerberater geben. Das mehrseitige PDF dazu können wir Ihnen gerne zukommen lassen.

Wir haben es so implementiert, dass bei Aktivierung der RKSV Kasse Barzahlungen, Kreditkarten, Bankomat/Maestro Zahlungen immer signiert werden. Überweisungen werden nicht signiert. Ihre bestehenden Zahlungsarten haben wir migriert.

Bevor Sie die Zahlungen erfassen, prüfen Sie bitte die Einstellungen.

Belege, die nicht signiert werden, bekommen einen eigenen Nummernkreis: ab 500.000.

Hier sieht man die Abfolge der Zahlungsbelege nach der Aktivierung der Kasse mit der RKSV Option.

Datenerfassungsprotokoll Beispiel (RKSV-DEP)

Ein Beispiel eines RKSV-DEP (Registrierkassendatenerfassungsprotokoll) gibt es als ZIP Datei. Eine Datei in dieser Form wird von einem Finanzprüfer herangezogen, um die Registrierkasse zu prüfen.

• Die Datei dep-export.json: Das ist die Datei, die das Finanz Prüfprogramm ausliest.
• Im File qr-rep.json sieht man den maschinenlesbaren Code, der im QR-Code codiert wird. Das entspricht uncodiert dem mittleren Block der Einträge in der dep-export.json Datei
• Im Verzeichnis "output" sind die Dateien, die das Prüfprogramm ausgibt
• Im Verzeichnis "outputqr" sind die Dateien, die das Prüfprogramm für die QR-Codes ausgibt.

Diese Dateien/ das Verzeichnis am besten mit einem Text-Editor öffnen. z.B.: "Sublime" oder "Atom", oder Boardmittel wie "Notepad".

Der laufende Betrieb

Rechnungen mit QR-Code

Bei den Rechnungen aus der Hotelsoftware kommt nun der RKSV QR-Code hinzu. Dabei wird der maschinenlesbare Code der letzten Zahlung der Rechnung als QR-Code dargestellt.

Es wird auch die Kassennummer, die Belegnummer und die Nummer des Benutzers in Klartext angedruckt.

Nullbelege, Monatsbeleg

Der Monatsbeleg wird am Anfang des Monats (in der Nacht vom 1. des Monats) automatisch für die Kasse generiert. Es wird eine E-Mail an den Betrieb mit einem Link zum Monatsbeleg geschickt.

Der Beleg sollte aufgerufen und ausgedruckt mit der Kassendokumentation abgelegt / archiviert werden.

Wenn es zu einer Prüfung kommt, sollten die Kassenunterlagen stets griffbereit sein.

Jahresbeleg

"Zum Ende jedes Kalenderjahres ist ein Sammelbeleg entsprechend den Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll (RKSV-DEP) zu archivieren."

Der Jahresbeleg ist eigentlich ein Monatsbeleg (Nullbeleg), der am Anfang des neuen Jahres automatisch erstellt wird. Dieser muss mit der "BMF Belegcheck" App gescannt werden.

Den Beleg ggfls. an den Steuerberater weiterleiten, wenn dieser den Finanzonline Zugang hat.

Signatureinheit ausgefallen

"Die Meldung von Ausfällen über 48 Stunden, Außerbetriebnahmen, Wiederinbetriebnahmen müssen entsprechend der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) innerhalb einer Woche über FinanzOnline erfolgen."

igumbi verwendet das HSM von A-Trust, ein Hochverfügbarkeitsserver. Es ist nicht, wie bei USB-Geräten mit Sicherheitskarten an lokaler Windows Hardware, mit oftmaligen Hardwareausfällen zu rechnen. Diese könnten aber durchaus vorkommen.

Datenerfassungsprotokoll (RKSV-DEP) exportieren

Das RKSV-Datenerfassungprotokoll (RKSV-DEP) kann abgerufen werden und extern auf einem unveränderbaren Medium gespeichert werden.

Als "extern auf einem unveränderbaren Medium" ist unser Vorschlag:

• Dedizierter USB-Stick mit der Überschreibungsschutz
• Daten auf eine CD brennen - kann aber unpraktisch sein, da viele Laptops kein Brenner-Laufwerk mehr haben und über die Zeit würden sich etliche CDs ansammeln.

Siehe auf den Findoc Seiten den BMF Erlass zum Thema DEP Export und externer Sicherung.

So funktioniert der Export aus igumbi:

1. Gehen Sie zu Kassa > Kassa Bearbeiten (Auge oder Stift Symbol)
2. Wählen Sie den Menüpunkt "RKSV DEP Datei Export".
3. Klicken Sie auf den blauen Button mit dem Namen der ZIP-Datei zum Herunterladen.

Es wird eine ZIP-Datei zum Herunterladen generiert. Diese ZIP-Datei enthält 3 Dateien:

cryptographicMaterialContainer.json
dep-export.json
qr-code-rep.json

Diese Dateien sind für das Prüfprogramm der Finanz gemacht. Die Dateien sind im JSON-Format und mit einem Text Editor lesbar. Die Datei qr-code-rep.json enthält noch am ehesten Daten, die Sie nachvollziehen können.

Der Dateiname sieht so aus:

dep-2454-89-4-170707081613.zip

Das bedeutet: DEP-Kasse 4 vom Hotel 2454 am 7.7.2017 um 8:16:13

Wichtig: Speichern Sie diese ZIP Datei lokal auf Ihrem Datenträger. Wir behalten langfristig keine Kopie am Server dieses DEP-Protokoll Abrufes.

Der letzte Monatsbeleg des letzten Quartals muss im Daten-Export beinhaltet sein. Da wir die Monatsbelege automatisch erstellen (um zirka 2:00 Uhr in der Früh am 1. eines neuen Monats) ist es ausreichend, wenn Sie in den ersten Tagen des neuen Quartals die Sicherung abrufen und archivieren.

Das Datenerfassungsprotokoll (RKSV-DEP) ist auch der Input für das "Prüftool". Dieses wurde von der Firma A-Sit in Zusammenarbeit mit dem BMF entwickelt. Es hilft den Kassenherstellern sicherzustellen, dass die Verarbeitung der Belege RKSV-konform ist.

Kasse Stilllegen

Zur Stilllegung der Registrierkasse (RegK) ist ein Sammelbeleg entsprechend den Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll (RKSV-DEP) mit der Kassendokumentation zu archivieren.

In igumbi wird die Kasse mit dem Status "closed" versehen. Durch die Änderung des Status wird ein Schlussbeleg / Nullbeleg generiert. Bewahren Sie den Beleg auf und scannen Sie diesen mit der "BMF Belegcheck" App.

Die Kasse ist dann bei FinanzOnline als stillgelegt zu melden.