Grundsätzlich: Die Reservierungen laufen auf den anreisenden Gast. Im Fall einer Firmenreservierung gibt es eine Verknüpfung zu einem Firmendatensatz. Dieser löst aus, dass die Rechnung an die Firma gesendet wird und nicht an den Gast.
Was hat sich bei den Firmenreservierungen geändert?
- Beim manuellen Erstellen einer neuen Reservierung (Menüpunkt "Neue Reservierung") kann man die Option "Firmenreservierung" wählen: Dadurch wird eine Reservierung mit Platzhalter-Gastnamen "NN" erstellt. Die Firma wird in das Feld "Verrechnen an Firma" eingetragen.
- Klare Feldbezeichnungen im Reservierungsformular: "Gastname", "Verrechnen an Firma" – beide Felder können aus der Reservierung heraus verknüpft werden.
- Der Gast in der Reservierung kann jetzt direkt bearbeitet werden, was früher nur durch die Splitten-Funktion möglich war.
- Firmenreservierungen werden in der Reservierungsliste mit der Gast- und Firmenverknüpfung angezeigt (Koffersymbol für Firmenreservierungen).
- Am Belegungsplan wird der Firmenname unterhalb des Gastnamens angezeigt (in kleiner Schrift).
- Im Bereich Gäste können Firmen gefiltert werden. In den Gastdatensätzen ist das Attribut "Verrechnungskontakt" vorhanden.
Workflow Alt
Wenn der Gast noch nicht bekannt ist, war der alte Ablauf eine Krücke: kein Ändern des Gastes möglich, Verknüpfung zur Firma unklar.
Der alte Ablauf war fehleranfällig: Oft war bei Firmenreservierungen nur der Firmenkontakt bekannt, der Gast konnte nachträglich nicht geändert werden.
- a) Reservierung mit Gast anlegen => Oft problematisch da nur der Kontakt bei der Firma zu dem Zeitpunkt bekannt ist.
- b) Gast Datensatz konnte nicht geändert werden, außer mit Splitten Funktion
- c) Verknüpfung zu Verrechnungskontakt zur Firma eintragen - oft etwas verwirrend: Wer ist der Gast? An wen wird verrechnet?
Workflow Neu: "NN"-Gast als Platzhalter
Es wird jeweils ein "NN"-Gast als Platzhalter für den eigentlichen Gast pro Betrieb angelegt. Das ermöglicht es, Firmenreservierungen sofort anzulegen – auch wenn der tatsächlich anreisende Gast noch nicht bekannt ist. Die Rechnung geht korrekt an die Firma, und der tatsächliche Gast kann nachgetragen werden.
- a) "Neue Reservierung" mit Häkchen gesetzt bei "Firmenreservierung" Firmenkontakt eintragen oder bestehender Firmenkontakt auswählen.
- b) Die angelegte Reservierung hat den "NN"-Gast und Verrechnungskontakt der Firma.
- c) Der anreisende Gast wird angelegt und kann dann verknüpft werden. Ein bestehender Gast kann ausgewählt werden - solange die Rechnung nicht ausgestellt wurde, oder eine Zahlung eingetragen wurde.
Wann reicht die Firmenreservierung nicht mehr aus – ab wann brauche ich eine Masterbuchung?
Für einfache Firmenreservierungen reichen die oben beschriebenen Funktionen meist aus. Sobald jedoch mehrere Zimmer, unterschiedliche An-/Abreisedaten oder individuelle Zusatzleistungen (Extras) ins Spiel kommen, empfiehlt sich die Masterbuchungs-Funktion.
Typische Anwendungsfälle:
- Seminare und Tagungen – mehrere Teilnehmer, eine Firmenrechnung für die Logis
- Hochzeiten – ein Teil der Logis wird vom Brautpaar übernommen, ein Teil individuell
- Monteur- und Projektgruppen – Zimmer werden vorab geblockt, Namen kommen später
- Gruppen mit Verlängerungen – einzelne Teilnehmer bleiben länger, brauchen aber dieselbe Firmenrechnung
Die Masterbuchung ist die Klammer, die mehrere individuelle Reservierungen zusammenhält: Logis kann gesammelt auf einer Firmenrechnung verrechnet werden, Extras bleiben auf den jeweiligen Einzelreservierungen und können individuell abgerechnet werden.
