Sie kennen das: Dutzende Reservierungen für eine einzige Firma — jede manuell verrechnet, Debitorennummern von Hand gepflegt, und der Buchhaltungsexport läuft über Excel-Tabellen oder eine Access-Datenbank, die Sie selbst zusammenstellen. igumbi bündelt Masterbuchungen, Firmenabrechnung und Buchhaltungsexport in einer Lösung.
Die Abrechnung mit Firmenkunden kostet Sie Stunden pro Woche?
Sie kennen das: Dutzende Reservierungen für eine einzige Firma — jede manuell verrechnet, Debitorennummern von Hand gepflegt, und der Buchhaltungsexport läuft über Excel-Tabellen oder eine Access-Datenbank, die Sie selbst zusammenstellen.
Ihr Belegungsplan? Eine Excel-Datei, die nur auf einem Computer läuft und immer voller wird. Mit jeder neuen Buchung passen weniger Informationen in eine Zelle — und nur Farbcodierung hilft Ihnen noch, den Überblick zu bewahren. Dabei stehen am Wochenende Zimmer leer, während Ihre Kursteilnehmer nach Hause fahren.
igumbi bündelt Masterbuchungen, Firmenabrechnung und Buchhaltungsexport in einer Lösung — damit Sie sich auf den Betrieb konzentrieren, nicht auf die Verwaltung.
Hotelsoftware für Ausbildungszentren und Seminarhotels: Andere Anforderungen als im klassischen Hotel
Ein Ausbildungszentrum, Seminarhotel oder Schulungsbetrieb ist kein klassisches Hotel. Ihre Gäste kommen nicht für zwei Nächte — sie wohnen Wochen oder Monate. Die Rechnung geht nicht an den Gast, sondern an die Firma. Und am Wochenende sind die Zimmer frei, während sie unter der Woche voll belegt sind.
Das stellt besondere Anforderungen an die Buchungssoftware:
- Sammelrechnungen für Firmen (eine Rechnung für 20 Reservierungen) — oder wahlweise eine Rechnung pro Teilnehmer
- Debitoren-Nummernverwaltung mit Übergabe an externe Buchhaltung
- CSV/Excel-Export für periodische Umsatzüberleitung an die Buchhaltung
- Rechnungsnummernkreise für den Betrieb konfigurierbar — in Ihrer Firma gibt es noch andere Geschäftsfelder
- Beherbergungssteuer als eigene Rechnungsposition (die ist je nach Gemeinde unterschiedlich)
- Wochenend-Freikapazitäten über Buchungsportale vermarkten (sofern Zimmer leer stehen)
- Selbst-Check-In mit Türcodes für Sonntag-Anreisen ohne Empfangspersonal
- Kursgruppen-Zuordnung und Farbkodierung am Belegungsplan
- Migration bestehender Firmenstammdaten und Debitorennummern Anfangs aus Excel oder CSV Dateien (Export aus lokalen MS-Access Datenbank)
Masterbuchung: Eine Rechnung für alle Reservierungen einer Firma
Bei Ausbildungszentren buchen Firmen ganze Kontingente — für Wochen oder Monate. Die einzelnen Gäste wechseln, die Rechnungsadresse bleibt dieselbe. Eine Masterbuchung ist die Klammer, die alle diese Einzelreservierungen zusammenhält — flexibel bearbeitbar, aber abrechnungstechnisch als Einheit. Jeder Kursteilnehmer bleibt auf seiner eigenen Reservierung verwaltet, Verlängerungen oder Zusatzleistungen sind problemlos möglich. Die Firma erhält aber eine einzige Sammelrechnung für alle Übernachtungen, während Extras (Verpflegung, Parkplatz) individuell verrechnet werden.
Mit der Masterbuchung in igumbi:
- Alle Reservierungen einer Firma werden unter einer Masterbuchung zusammengefasst
- Eine Sammelrechnung geht direkt an die Firma — nicht an die einzelnen Kursteilnehmer. Je nach Firmenwunsch wahlweise auch eine separate Rechnung pro Teilnehmer.
- Gast und Rechnungsempfänger sind klar getrennt: Gästeprofil und Firmenprofil laufen parallel
- Zahlungseingänge werden der Firma zugeordnet, nicht dem einzelnen Gast
So wissen Sie jederzeit, welche Positionen an welche Firma zu verrechnen sind — und welche Zimmer wann von wem belegt sind.
Buchhaltung im Hotel und Ausbildungszentrum: Übergabe an externe Buchhaltungssysteme
Die beste Hotelsoftware für Ausbildungszentren trennt Rechnungsstellung und Mahnwesen: Rechnungen werden in igumbi erstellt — damit ist der Geschäftsfall abgeschlossen. Zahlungsverfolgung, Mahnwesen und Debitorenmanagement laufen im externen Buchhaltungssystem.
Dieser Workflow vermeidet Doppelpflege und ist kompatibel mit DATEV, BMD und SAP.
Die meisten Ausbildungszentren führen ihr Forderungsmanagement nicht in der Hotelsoftware, sondern im Buchhaltungssystem. igumbi unterstützt diesen Workflow:
Debitorennummern verwalten
- Externe Verwaltung: Das Buchhaltungssystem vergibt die Debitorennummern — igumbi übernimmt diese und ordnet sie den Firmenprofilen zu.
- Interne Verwaltung: igumbi generiert Debitorennummern ab einer definierten Startnummer. So lassen sich neue Debitoren klar von übernommenen Altnummern abgrenzen.
- Massenimport: Bestehende Debitorenstämme können eingespielt werden.
Buchhaltungsexport
- Periodischer CSV/Excel-Export der offenen und bezahlten Rechnungen
- Übergabe der Umsätze an DATEV, BMD oder andere Buchhaltungssysteme
- Debitorennummern im Export für automatisches Matching im Zielsystem
- Startnummer der Rechnungen frei konfigurierbar: Jahressprung
- Beherbergungssteuer als eigene Buchungszeile auf der Rechnung (z.B. 5% vom Brutto-Logis-Betrag, Satz je Gemeinde konfigurierbar)
- Zahlungseingänge und Mahnwesen können vollständig über die Hauptbuchhaltung gemacht werden oder über die igumbi Hotelsoftware.
Mehr zur Rechnungsstellung: Rechnungen, Gutschriften & Zahlungseingang
Weitere Ressourcen: Masterbuchungen, Channel Manager, Automailer
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Wochenend-Freikapazitäten: Freitag- und Samstagnacht über Portale vermarkten
Kursteilnehmer reisen freitags ab und kommen sonntags zurück. Freitag- und Samstagnacht stehen die Zimmer leer — Ausfallzeiten, die Sie Geld kosten. Steigende Betriebskosten treffen Ausbildungszentren besonders hart, und viele arbeiten mit öffentlichen Zuschüssen, die nicht mitwachsen.
Dabei könnten diese Wochenend-Kapazitäten über Buchungsportale vermarktet werden — zusätzliche Einnahmen ohne Umwege, und Ihre Mitarbeiter sind ohnehin vor Ort und können die Individualgäste abwickeln.
Mit igumbi und einem angebundenen Channel Manager:
- Wochenend-Kapazitäten automatisch an Booking.com, Airbnb und andere Portale übertragen
- Montag-Donnerstag für Firmenkunden blockieren, Wochenende für Einzelgäste freigeben
- Preise für Wochenendbelegung separat steuern — höhere Auslastung ohne Mehraufwand
- Doppelbuchungen ausgeschlossen: der Channel Manager hält alle Systeme synchron
Automatischer Check-In: Zimmercodes für Sonntagabend-Anreisen
Kursteilnehmer reisen sonntags an — oft bevor das Personal vor Ort ist. Mit igumbi müssen sie nicht warten. Mehr zum digitalen Check-In:
- Türcodes werden automatisch per E-Mail an Gäste gesendet (Automailer)
- Housekeeping-Listen zeigen, welche Zimmer bis wann fertig sein müssen
- Codelisten für den Empfang: Wer kommt wann, in welches Zimmer?
- Jahres-Zugangscode-Liste exportierbar — für Schließanlagen, die im Voraus programmiert werden
- Gäste kommen mit ihrem Code in das zugewiesene Zimmer — ohne Wartezeit
E-Mail-Vorlagen & Automailer: Alle Informationen automatisch gebündelt
Ein Kurs-Teilnehmer braucht andere Informationen als ein Urlaubsgast. Mit den igumbi E-Mail-Vorlagen können Sie für Ausbildungsbetriebe spezifische Templates anlegen:
- Anreiseinformation mit Zimmernummer und Türcode
- Wochenplan und Hausordnung als Anhang
- Automatische Zahlungsaufforderung nach Ausstellung der Firmenrechnung
E-Mails werden automatisch zum richtigen Zeitpunkt versendet — ohne manuellen Aufwand. Mehr dazu im Automailer-Guide.
Funktionsumfang: Was eine Hotelsoftware für Ausbildungszentren leisten muss
Nicht jede Hotelsoftware ist für Ausbildungszentren geeignet. Eine spezialisierte Buchungssoftware für Seminarhotels braucht mehr als nur einen Belegungsplan — sie muss Firmenabrechnung, Debitorenmanagement und Buchhaltungsexport nativ beherrschen. Viele allgemeine PMS-Lösungen bieten diese Funktionen nur als kostenpflichtige Zusatzmodule oder gar nicht.
igumbi deckt die wesentlichen Anforderungen dieser Betriebsart vollständig ab:
| Funktion | Typische Hotelsoftware | igumbi | |
|---|---|---|---|
| Masterbuchung / Sammelrechnung an Firma | Oft nur als Zusatzmodul | ✓ integriert | | |
| Debitorennummern-Verwaltung & Import | Selten nativ verfügbar | ✓ integriert | | |
| Buchhaltungsexport CSV/Excel (DATEV, BMD, SAP) | Häufig kostenpflichtig extra | ✓ integriert | | |
| Langzeitreservierungen über Wochen und Monate | Standard | ✓ integriert | | |
| Wochenend-Freikapazitäten via Channel Manager | Nicht auf B2B-Betriebe ausgelegt | ✓ integriert | | |
| Self-Check-In mit Türcodes | Selten angeboten | ✓ integriert | | |
| E-Mail-Automatisierung & Automailer | Oft rudimentär | ✓ integriert | | |
| Housekeeping- und Codelisten | Standard | ✓ integriert | | |
| Rechnungsnummernkreis konfigurierbar (Startnummer, mehrere Kreise) | Selten angeboten | ✓ integriert | | |
| Beherbergungssteuer als eigene Rechnungsposition | Standard | ✓ integriert | | |
| Kursgruppen-Farbkodierung am Belegungsplan | Selten angeboten | ✓ integriert | | |
| Seminarverwaltung / Kursverwaltung | Spezialanbieter | — (externes System empfohlen) | | |
| Verpflegungsmanagement (Catering) | Spezialanbieter | — (externes System empfohlen) | |
Für die Kombination aus Bildungsmanagement und Unterkunftsverwaltung in einem einzigen System gibt es spezialisierte Anbieter. igumbi ist die richtige Wahl, wenn Sie die Unterkunftsverwaltung mit Firmenabrechnung und Buchhaltungsexport lösen wollen — und Seminarverwaltung oder Catering bereits über ein anderes System abbilden.
Häufige Fragen von Ausbildungszentren
Welche Hotelsoftware eignet sich für Seminarhotels und Ausbildungszentren?
Für Seminarhotels und Ausbildungszentren eignet sich eine Hotelsoftware, die Masterbuchungen, Firmenabrechnung und Buchhaltungsexport nativ unterstützt. igumbi wurde für genau diese Anforderungen entwickelt: Sammelrechnungen an Firmen, CSV-Export für externe Buchhaltungssysteme, Debitorennummern-Verwaltung und automatischer Self-Check-In für Langzeitgäste.
Kann igumbi Rechnungen direkt an eine Firma stellen, auch wenn mehrere Gäste gebucht haben?
Ja. Mit der Masterbuchung fassen Sie beliebig viele Reservierungen unter einer Buchung zusammen. Die Rechnung geht an die Firma, die Gästeprofile der einzelnen Kursteilnehmer bleiben davon getrennt. So wissen Sie immer, wer im Zimmer war — und wer zahlt.
Wie funktioniert die Übergabe der Debitorennummern an mein Buchhaltungssystem?
Sie haben zwei Optionen: Entweder verwaltet Ihr Buchhaltungssystem die Debitorennummern und Sie spielen diese in igumbi ein — oder igumbi generiert die Nummern ab einer Startnummer, die Sie festlegen. Im CSV-Export erscheinen die Debitorennummern automatisch, sodass das Buchhaltungssystem die Umsätze korrekt zuordnen kann.
Wie verhindere ich Doppelbuchungen, wenn ich Wochenend-Kapazitäten über Portale vermarkte?
Der igumbi Channel Manager synchronisiert Verfügbarkeiten in Echtzeit mit allen angeschlossenen Portalen. Sobald eine Wochenend-Buchung eingeht, werden alle anderen Portale sofort aktualisiert. Doppelbuchungen sind damit ausgeschlossen.
Können Kursteilnehmer selbst einchecken, wenn niemand am Empfang ist?
Ja. igumbi kann Türcodes automatisch per E-Mail an Gäste senden — zum Zeitpunkt, den Sie festlegen (z.B. 2-3 Tage vor Anreise um 11:00). Der Gast erhält Zimmernummer und Code und kann direkt einchecken, ohne auf Personal warten zu müssen.
Wie exportiere ich Umsätze für meine externe Buchhaltung?
igumbi erstellt CSV/Excel-Exporte mit allen relevanten Daten: Rechnungen, Rechnungszeilen, Zahlungen und Kassenabschlüsse in einer Excel-Exportdatei — alternativ gibt es Exportdateien für BMD und DATEV.
Wir verwalten Reservierungen aktuell in Excel — wie läuft die Migration ab?
igumbi importiert bestehende Firmenstämme und Debitorennummern per CSV-Datei. Reservierungen werden typischerweise ab einem Stichtag neu eingetragen; historische Daten können je nach Format übernommen werden. Die Erstkonfiguration des System dauert in der Regel einen halben bis einen Tag.
Können wir einen anderen Rechnungsnummernkreis nutzen?
Ja. Die Startnummer der Rechnungen ist frei konfigurierbar und lässt sich jederzeit anpassen. So lassen sich die Rechnungen des Schulungszentrums abgrenzen von anderen geschäftsfeldern.
Jetzt testen: 30 Tage kostenlos
Überzeugen Sie sich selbst, wie igumbi den Verwaltungsaufwand in Ihrem Ausbildungszentrum reduziert. Keine Kreditkarte in der 30 Tage Demo-Phase notwendig, keine Vertragsbindung.
Kostenlos testen — oder Fragen Sie uns direkt, wie igumbi für Ihren Betrieb konfiguriert werden kann.
