Hotel Anzahlung korrekt verwalten (ohne Deposit-Rechnung)
Wie wird eine Anzahlung / Vorauszahlung / Deposit für eine Hotelbuchung oder Buchung einer Ferienwohnung, Apartment, Bauernhof abgewickelt? In der erfassten Reservierung wird eine Zahlungsforderung eingetragen. Für die Anzahlungsforderung gibt es einen PDF Beleg mit EPC-QR Code (Stuzza-Code/ Zahlen mit Code). Die bezahlte Anzahlsforderung (ausgeglichen meistens eine Banküberweisung, manchmal per Kreditkarten-Einzug) wird unmittelbar nach dem Anlegen der Buchung eingetragen. Die Anzahlungsbestätigung / Quittung kann per Vorlage E-Mail verschickt werden.
Eine Depositrechnung (mit ausgewiesener Mehrwertsteuer) wird bei der Zahlungsforderung nicht ausgestellt, um doppeltes Ausweisen der Mehrwertsteuer zu vermeiden. Stattdessen wird eine Quittung / Anzahlungsbestätigung für die Zahlung erstellt (ohne Mehrwertsteuer). Bei der späteren Rechnungserstellung (kurz vor Anreise oder bei der Abreise) wird der um die geleistete Anzahlung verminderte Betrag als offener Betrag dargestellt. Etwaige zusätzliche Leistungen vor Ort können dabei noch hinzugebucht werden, bevor die eigentliche Rechnung (mit ausgewiesener Mehrwertsteuer) ausgestellt wird.
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Hotelreservierung: Angebot, Buchungsbestätigung & Rechnung - Vorlage/ Muster
In der igumbi online Hotelsoftware gibt es E-Mail Vorlagen mit Textbausteinen, mit denen Sie Ihre E-Mails für Ihr Hotel, Ihre Apartments oder Ferienwohnungen automatisieren können. Typische Szenarien sind Angebote, Hotel-Reservierungsbestätigungen, Rechnungsversand oder Check-in Instruktionen.
Um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern, müssen die Daten der Gäste nur einmal in das Hotel Buchungssystem eingegeben werden. Mit Hilfe standardisierter, professioneller E-Mails werden mit wenig Aufwand aus Anfragen Ihrer Gäste fixe Buchungen. Auch das Erstellen und Versenden Ihrer Hotel-, Apartment- oder Ferienwohnung-Rechnungen geht damit rasch. In der Web-App haben Sie stets den Überblick, ob eingehende E-Mail-Anfragen schon beantwortet wurden.
Mit dem Automailer steuern sie den automatischen Versand der E-Mails: Direkt nach Buchungseingang aus den Portalen oder zeitgesteuert vor der Anreise für Check-in Instruktionen oder nach der Abreise für einen Aufruf zur Bewertung.
Zahlungen für Portalreservierungen mit Standardrate: schneller zum Geld
Das Ziel ist eine direkte Zahlungsabwicklung anzubieten. Sie wollen die Zahlungen nicht über das Verfahren der Buchungsportale nutzen. Mit dem Zahlungsanforderungsformular und Stripe.com (ein Zahlungsanbieter) kann die Zahlung online bei Ihrem Hotel getätigt werden.
Die Zahlungsaufforderung wird unmittelbar nach Buchungseingang an den Gast versendet. Zu dem Zeitpunkt ist die Aufmerksamkeit des Gastes am höchsten. Der Gast kann die Zahlung/ Anzahlung direkt im Zahlungsformular tätigen. Der Gast erhält eine Quittung für die Anzahlung bzw. die Rechnung per E-Mail, wenn der gesamte Betrag bezahlt wurde.
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Registrierkasse in der online Hotelsoftware
Die Hotel Registrierkasse ist bei igumbi in die Hotelsoftware als Kassensystem-Modul integriert. Eine komfortable Lösung für Hotels, Ferienwohnungen und Apartments zur Ausstellung von Rechnungen und Zahlungen konform mit der österreichischen Registrierkassenverordnung 1/2016 und der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ab 4/2017.
Folgend soll eine Übersicht über die Funktionen der Kassensoftware in der Hotelsoftware geboten werden. Es wird beschrieben wie die Kasse in Betrieb genommen wird und wie Kassenabschlüsse erstellt werden.
