Zahlungen für Portalreservierungen mit Standardrate: schneller zum Geld

RAPID vs. Buchungsportal-Zahlungen: Der Unterschied

RAPID Zahlungsprozess

Der ResAutoPayInstaDebit (RAPID) Zahlungsprozess in der igumbi Hotelsoftware hat diese Vorteile für Ihren Betrieb:

• Das lästige und aufwändige extra Abrechnen der Ortstaxe/ Kurtaxe/ Tourismusabgabe/ Nächtigungsabgabe entfällt. Die Zahlung erfolgt zusammen auf einer Rechnung mit den Logis-Leistungen im Zahlungsformular. Die Ortstaxe wird automatisch als Position in die Rechnung mit aufgenommen. Ein separates Abrechnen der Ortstaxe ist nicht mehr notwendig.
• Durch die Zahlungsabwicklung bei Ihnen können die Portale die von Ihnen ausgespielten Preise nicht nachträglich manipulieren, um sich einen preislichen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Portalen oder Ihrer Website zu verschaffen.
• Mit diesem online Prozess ist ein stressiges Handling vor Ort an der Rezeption nicht mehr notwendig. Dem Gast kann ein kontaktloser Check-In angeboten werden.
• Die 3D-Secure Eingabe/Autorisierung der Zahlung erfolgt für den Gast in einer entspannten Umgebung – unmittelbar nach der Buchung.
• Die Zahlungen Ihrer Gäste sind schneller auf Ihrem Bankkonto. Sie müssen im Gegensatz zu den Portalreservierungen nicht auf die Auszahlung nach dem Aufenthalt warten.
• Durch den direkten E-Mail-Gästekontakt unmittelbar nach der Buchung entsteht eine bessere Gästebindung an Ihren Betrieb.
• Im Zuge der Zahlungsabwicklung können vor der Ankunft des Gastes noch Zusatzleistungen angeboten werden. Eventuell Leistungen, die Sie gar nicht im Portal ausweisen können, da diese nicht in den Buchungsportalen vorgesehen sind.

Stripe als Zahlungsdienstleiter

Stripe muss als Zahlungsanbieter in der igumbi Hotelsoftware mit den API Keys verbunden sein. Es werden die E-Mail Vorlagen und der Automailer zum eventbasierten Versand der E-Mails genutzt.

Standardrate vs. NonRef-Rate: Was ist der Unterschied?

Der RAPID Zahlungsprozess erkennt automatisch, welche Rate gebucht wurde, und wendet den passenden Zahlungsprozess an. Das Zahlungsformular und die Zahlungsaufforderung passen sich je nach Rate an:

Wichtig: Rateplan-Terminologie

In igumbi gibt es zwei unterschiedliche Kontexte für "Standardrate":

• Intern (igumbi System): Die "Standardrate" ist Ihr Basis-Rateplan im Hotel-Setup
• Im Portal (Booking.com, Expedia, etc.): Diese interne Standardrate wird mit unterschiedlichen Margen exportiert:
  • Flexrate/Standardrate (Portal) = höher bepreist (+10–15% Markup) → wird zum RAPID-STD Prozess (2 Zahlungen)
  • NonRef-Rate (Portal) = günstiger (-10% Rabatt) → wird zum RAPID-NRF Prozess (1 Zahlung sofort)

Die Tabelle unten zeigt, wie diese Portal-Raten mit den RAPID-Prozessen verknüpft sind:

Wie werden die Buchungen im System erkannt?

Der Prozess hinter dem Zahlungsformular ist in der Lage, die gebuchte Rate anhand des "Channelrateplans" – die Kombination aus Code für die Zimmerkategorie und dem Rateplan aus dem Channel Manager – zu erkennen. Damit wird automatisch der passende Zahlungsprozess (STD oder NRF) angeboten.

Wichtig: Portale, die keine anderen Optionen erlauben (z. B. Airbnb, Expedia-Collect), können vom automatischen RAPID Zahlungsprozess ausgeschlossen werden. Die Zahlung muss dann manuell eingetragen werden. Dies wird bei den Buchungsquellen definiert (Hotelstammdaten > Buchungsquellen)

Parameter für Standardrate & Automatisierung

Der RAPID Zahlungsprozess wird durch zwei Parameter in den Hotel-Stammdaten konfiguriert:

Hinweis: Der Parameter "stripe_channel" aktiviert weiterhin die Non/Ref-Rate. Beide Parameter sind kompatibel und können gleichzeitig verwendet werden:

• stripe_channel_std aktiv = RAPID-STD für Standardraten
• stripe_channel aktiv = RAPID-NRF für Non-Ref-Raten

So läuft der Prozess für Reservierungen mit Standardrate ab (RAPID-STD)

Der Ablauf für Buchungen mit der Standardrate (STD) sieht so aus:

Die igumbi Hotelsoftware erkennt Standardraten / NonRef Raten und Raten mit Frühstück bei Portalbuchungen mit Hilfe der Channelrateplans.

Der Zahlungsprozess für Gäste im Hotel beginnt automatisch, sobald eine Standardreservierung (STD Reservation) in der Hotelsoftware importiert wird. Der gesamte Prozess ist automatisiert – Sie greifen nicht manuell ein.

RAPID-STD Zahlungsablauf

Phase 1: Anzahlung (direkt nach Buchung)

1. Gast bucht über Buchungsportal
2. Tag 0: igumbi sendet automatisch E-Mail mit Zahlungsaufforderung (Anzahlung)
3. Gast klickt Link zum Zahlungsformular
4. Gast gibt Zahlungsinformationen ein (Kreditkarte/Debitkarte)
5. Stripe verarbeitet Zahlung
6. Kartendaten werden bei Stripe gespeichert (für Restzahlung später)
7. Anzahlung wird verbucht → Buchung markiert als "angezahlt" ✅

Falls Gast nicht zahlt: - Nach 18 Stunden: Automatische Erinnerungs-E-Mail

Phase 2: Restzahlung (automatisch vor Ankunft)

1. 7 Tage vor Ankunft: Automatischer Prozess startet (typischerweise 07:00 Uhr)
2. igumbi erstellt automatisch Rechnung
3. Stripe belastet gespeicherte Karte automatisch mit Restbetrag
4. Falls Zahlung erfolgreich: Gast erhält ausgeglichene Rechnung per E-Mail
5. Falls Zahlung abgelehnt: Gast erhält E-Mail mit Zahlungsproblem zur Behebung

Ergebnis: Ihre Anzahlung kommt innerhalb von 7 Tagen, vollständige Zahlung kommt vor dem Check-In – Sie warten nicht bis nach dem Aufenthalt.

Bitte beachten Sie, dass dieser Prozess in der Online-Hotelsoftware in Zusammenarbeit mit Stripe, einem Zahlungsanbieter, abgewickelt wird.

Wie wird die erste Zahlung abgewickelt?

Der Gast bekommt einen Link zum Zahlungsformular per E-Mail. Dort kann er die Zahlung der Anzahlungsforderung tätigen. Die Zahlung wird über Stripe abgewickelt. Die Zahlungsmethode wird mit "off_session" bei Stripe gespeichert. Bei erfolgreicher Zahlung bekommt der Gast eine E-Mail mit der quittierten Zahlung. Die Buchung wird als "angezahlt" - (Farbe=Taupe) markiert.

Wie wird die zweite Zahlung abgewickelt?

Die Karte wird bei der Eingabe nach der Buchung im Zahlungsaufforderungsformular mit "off_session" bei Stripe gespeichert. Damit ist die automatische zweite Belastung der Zahlung, ohne nochmalige Autorisierung der Zahlung durch den Gast, möglich.

Es wird bei der Karteneingabe ein "Reminder" in igumbi angelegt, der automatisch X Tage vor der Anreise (typisch 7 Tage) die Rechnungserstellung und die zweite Zahlung auslöst. Der Gast erhält bei erfolgreicher Zahlung die ausgeglichene PDF-Rechnung per Vorlagen E-Mail. Der offene Betrag der verschickten Rechnung ist 0.00 €. Die Buchung wird als "bezahlt" markiert.

Falls vor Ort beim Aufenthalt des Gastes noch weitere Leistungen konsumiert werden und auf die Reservierung aufgebucht werden, so kann eine weitere Rechnung für die Konsumation ausgestellt werden und mit der gespeicherten Karte ausgeglichen werden.

Wie erkennt man diese Buchungen im System?

Diese Buchungen findet man unter Auto-Reservierungen und Zahlungsaufforderungen.

Bei den Auto-Reservierungen werden die Buchungen, die durch einen automatischen Prozess bearbeitet werden, angezeigt. Man sieht den Fortschritt im Prozess. Im Idealfall sind die Buchungen abgeschlossen mit Autoreservierungs-Status: "confirmed". Es sind die Rechnungen und E-Mails verknüpft, die automatisch ausgelöst wurden. Bei der Detailansicht sieht man die Historie der Verarbeitung mit den einzelnen Schritten und Zeitpunkte der Schritte.

Bei den Zahlungsaufforderungen sind die relevanten Ursprünge channel-std und channel-std-f. Dies steht für:

channel-std: Channel Buchung mit Standardrate, Forderung der Anzahlung. Hier wird dem Gast das Zahlungsaufforderungsformular präsentiert. Das Ziel ist, die Anzahlung zu erhalten und die Kartendaten zu speichern, damit die zweite Folgezahlung 7 Tage vor Anreise durchgeführt werden kann.

channel-std-f: Channel Buchung mit Standardrate, Forderung der Folgezahlung. Dieser Prozess wird durch den Reminder ausgelöst. Hier wird zum angegebenen Zeitpunkt (typisch 07:00 7 Tage vor Anreise) die Rechnung ausgestellt und die zweite Zahlung automatisch ohne weitere Rückfrage durchgeführt. Bei erfolgreicher Belastung der Karte bekommt der Gast eine E-Mail mit der ausgeglichenen Rechnung.

RAPID-NRF: Nicht-rückerstattbare Raten (NonRef-Rate)

Der RAPID-NRF Prozess ist deutlich einfacher als RAPID-STD, da nur eine Zahlung erforderlich ist:

RAPID-NRF Zahlungsablauf (Zeitstrahl)

Prozess: Gesamtbetrag sofort nach Buchung

1. Gast bucht über Buchungsportal mit nicht-rückerstattbarer Rate (NRF)
2. Tag 0: igumbi erstellt automatisch Rechnung
3. Tag 0: igumbi sendet E-Mail mit Zahlungsaufforderung (Gesamtbetrag)
4. Gast klickt Link zum Zahlungsformular
5. Gast gibt Zahlungsinformationen ein
6. Stripe verarbeitet Gesamtbetrag sofort
7. Gast erhält Zahlungsbestätigung mit ausgeglichener Rechnung per E-Mail ✅

Falls Gast nicht zahlt: - Nach 18 Stunden: Automatische Erinnerungs-E-Mail

Zahlungsarten bei NRF: Kreditkarte, Debitkarte, PayPal (wenn via Stripe aktiviert), Sofortüberweisung, Giropay, EPS

Vorteil: Geld kommt noch schneller, weil keine Wartevereinbarung auf Restzahlung nötig ist.

Dieser Prozess wird in der Online-Hotelsoftware in Zusammenarbeit mit Stripe, einem Zahlungsanbieter, abgewickelt.

Stornierungen mit RAPID Zahlungen verwalten

Storno mit Stornogebühr

Wenn der Gast storniert und eine Stornogebühr anfällt:

1. Löschen Sie die Logis- und Zusatzleistungs-Rechnungszeilen
2. Buchen Sie ein Stornoprodukt auf (in Höhe der Anzahlung oder der anwendbaren Stornogebühr)
3. Verwenden Sie die bestehende Anzahlung zum Ausgleich der Stornorechnung

Kostenlose Stornierung (Volle Rückerstattung)

Wenn Sie die gesamte Anzahlung zurückzahlen möchten:

1. Löschen Sie die Logis- und Zusatzleistungs-Rechnungszeilen
2. Suchen Sie die Anzahlungs-Zahlung in der Reservierung
3. Klicken Sie auf "Storno" → das löst die automatische Rückerstattung über Stripe aus
4. Gast erhält Geld auf seine Karte zurück ✅

Wichtig: Die Rückerstattung wird direkt über Stripe verarbeitet – Sie müssen nicht manuell überweisen.

Betriebsaufwand sparen statt Transaktionskosten minimieren

Banktransfers sind technisch günstiger für größere Beträge (> 1.000 EUR), aber:

• ✅ Automatische Verarbeitung: Stripe zieht Geld automatisch ein – Sie müssen nicht manuell hinterherlaufen
• ✅ Zeitersparnis: Kein manuelles Bank-Matching, keine Zahlungseinträge von Hand – alles automatisch verbucht
• ✅ Weniger Rückfragen: Gast hat bereits bezahlt, kein Kontakt nötig für fehlende Zahlungen
• ✅ Pünktliche Zahlungen: Sie wissen sofort, ob die Zahlung eingegangen ist – nicht erst beim Bankabgleich Tage später

Unterm Strich: Die Stripe-Gebühren (1,5% + 0,25€) amortisieren sich schnell durch Zeitersparnis und weniger manuelle Arbeit.

Ortstaxe, Kurtaxe & kleine Nachzahlungen – Gäste nicht hinterherlaufen

Das größte Problem mit Portalbuchungen: Sie müssen Gäste für "läppische Beträge" selbst kontaktieren.

Typisches Szenario ohne RAPID:

• Gast bucht 80€ Logis über Booking.com
• Ortstaxe/Kurtaxe: 15€ extra
• Gast hat nur an Booking bezahlt, nicht an Sie
• Sie müssen Gast selbst kontaktieren für die 15€ – mühsam und fehleranfällig

Mit RAPID Zahlungsprozess:

• Ortstaxe wird automatisch zur Zahlungsaufforderung hinzugefügt
• Zahlung erfolgt in einer Transaktion: Logis + Ortstaxe + sonstige Abgaben
• ✅ Kein Hinterherlaufen
• ✅ Kein Portal-Umweg
• ✅ 100% Zahlungsquote für Nebengebühren

Zusatzleistungen & Upselling ohne Portal-Provisionen

Mit RAPID sind die Kartendaten des Gastes gespeichert. Das eröffnet neue Umsatzchancen ohne Portal-Provisionen:

Zusatzleistungen vor Ankunft verkaufen

Nach der Anzahlung erhält der Gast eine Willkommens-E-Mail. Sie bieten jetzt an:

• Frühstück-Upgrade
• Parkplatz
• Late Check-out
• Minibar-Gutschein
• Massage/Wellness-Service

Gast akzeptiert → Sie stellen zweite Rechnung aus → Geld wird automatisch über die gespeicherte Karte eingezogen – ohne dass Sie den Gast nochmal um Freigabe bitten müssen. Die Kartendaten sind bereits verankert.

Vergleich: Portal vs. RAPID

Wie es technisch funktioniert

1. Anzahlung bezahlt → Kartendaten werden bei Stripe mit "off_session" gespeichert
2. Sie stellen zweite Rechnung aus (z.B. Frühstück +15€)
3. Stripe belastet automatisch die gespeicherte Karte → keine zweite Autorisierung nötig
4. Gast erhält Rechnung/Bestätigung → alles erledigt

Besonderheit: Sie können flexible Zusatz-Rechnungen ausstellen – vor Ankunft für vorgebuchte Leistungen, oder während des Aufenthalts für Konsumationen, die auf die Rechnung gehören (ohne separate Portal-Abwicklung).

Häufig gestellte Fragen zu RAPID Zahlungen

Wie schnell kommt das Geld auf mein Konto?

Anzahlung (Standardrate): Innerhalb von 7 Tagen nach Buchung Vollbetrag (NonRef): Ebenfalls innerhalb von 7 Tagen (nur eine Zahlung) Vor Check-In: Die Restzahlung (bei Standardrate) wird 7 Tage vor Ankunft automatisch eingezogen

Das ist deutlich schneller als Buchungsportale, die oft 2-8 Wochen nach Check-out zahlen.

Kann der Gast die Zahlung ablehnen?

Ja, falls die Karte abgelehnt wird:

• Der Gast erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über das Problem
• Der Gast kann die Zahlung wiederholen
• Sie können die Reservierung manuell behandeln, falls nötig

Welche Zahlungsarten werden unterstützt?

RAPID-STD (Standardrate):

• Kreditkarte
• Debitkarte
• PayPal (wenn via Stripe aktiviert)

RAPID-NRF (NonRef-Rate):

• Kreditkarte
• Debitkarte
• PayPal (wenn via Stripe aktiviert)
• Sofortüberweisung
• Giropay
• EPS

Was ist der Unterschied zwischen Standardrate und NonRef-Rate?

Kann ich RAPID auch für meine Website-Buchungen nutzen?

Der RAPID-Prozess (mit automatischen E-Mails und Zahlungsabwicklung) ist primär für Portalreservierungen ausgelegt.

Für Website-Buchungen über die igumbi IBE verwendet igumbi Stripe, kann aber flexibler konfiguriert werden:

• Vollzahlung (Gast zahlt sofort)
• Anzahlung + Restzahlung (flexibel konfigurierbar)
• Nur Besicherung (Kartendaten reserviert, Zahlung später)

Der Zahlungsprozess ist nicht automatisiert wie bei RAPID, kann aber je nach Ratentypkonfiguriert werden.

Wird meine Zahlungsmethode bei Stripe gespeichert?

Ja, aber sicher: Bei RAPID-STD wird Ihre Kartennummer bei Stripe mit "off_session" gespeichert:

• ✅ PCI-DSS konform
• ✅ Sie und Ihre Mitarbeiter sehen die gesamte Kartennummer nicht, nur die letzten 4 Stellen
• ✅ Sie können die Zahlung jederzeit stornieren

Warum PCI-DSS wichtig ist: Hotels, die Kartendaten verarbeiten, müssen rechtskonform sein – Verstöße führen zu Bußgeldern und Sperren durch Zahlungsportale. Mit Stripe lagern Sie diese Verantwortung extern, bleiben automatisch konform und schützen Ihre Gäste und den Betrieb.

Was kostet RAPID?

RAPID ist Teil der igumbi Hotelsoftware. Zusätzlich fallen nur Stripe-Gebühren für die Zahlungsverarbeitung an (typisch: 1,5% + 0,25€ für Kartenzahlungen in der EU).

RAPID aktivieren: Nächste Schritte

Sie interessieren sich für schnellere Zahlungen, weniger Aufwand und volle Kontrolle? So starten Sie:

Schritt 1: Stripe verbinden

RAPID erfordert Stripe als Zahlungsanbieter – falls noch nicht eingebunden, richten Sie Ihren Stripe-Account ein.

Schritt 2: E-Mail-Vorlagen & Automailer einrichten

Das Herzstück von RAPID sind automatische E-Mails – der Gast muss sofort verstehen, was zu tun ist.

Sobald stripe_channel_std aktiviert ist, erstellt igumbi automatisch die passenden E-Mail-Vorlagen. Sie passen diese an:

• Zahlungsaufforderungs-E-Mail (erste Mitteilung mit Zahlung-Link)
• Erinnerungs-E-Mail (falls Gast nicht zahlt)
• Bestätigungs-E-Mail (nach erfolgreicher Anzahlung)
• Restzahlungs-E-Mail (7 Tage vor Ankunft)

Nutzen Sie den Automailer für eventbasierte E-Mails, um diese automatisch zur richtigen Zeit zu versenden.

Wichtig: Die Formulierungen sind entscheidend. Der Gast kennt diesen Prozess nicht – klare, einfache Sprache hilft:

• Erkläre, warum der Gast über den Link zahlen muss
• Zeige deutlich, wo der Link zum Zahlungsformular ist
• Erkläre, was passiert (Anzahlung jetzt, Rest vor Ankunft)

Unser Support-Team hilft Ihnen gerne bei der Formulierung Ihrer E-Mail-Vorlagen, damit die Gäste den Prozess verstehen und höhere Zahlungsquoten erreichen.

Schritt 3: Zahlungsfenster konfigurieren

Bestimmen Sie in den Hotel-Stammdaten:

• Anzahlungsprozentsatz (typisch: 30%, sollte mit Stornogebühr abgestimmt sein)
• channel_std_reminder_days (Tage vor Ankunft für Restzahlung; typisch: 7)

Schritt 4: Channel-Manager verbinden (KRITISCH)

Dies ist essentiell: Wenn Sie Portalreservierungen importieren, müssen die Channelrateplans korrekt konfiguriert sein, damit igumbi erkennt, ob es sich um eine Standardrate oder NonRef-Rate handelt.

Ohne korrekte Channelrateplans: Der System fällt auf den Standard-NRF-Prozess zurück (Gesamtbetrag sofort statt Anzahlung + Rest). Das ist meist nicht das gewünschte Verhalten.

Warum jetzt starten?

Jeden Tag, an dem Sie ohne RAPID arbeiten: - ❌ Warten Sie auf Portal-Zahlungen (Wochen/Monate) - ❌ Verlieren Sie Betriebskapital-Optionen - ❌ Zahlen Sie versteckte Provisionen auf Zusatzleistungen - ❌ Investieren Zeit in Zahlungs-Verwaltung

Mit RAPID ab morgen: - ✅ Anzahlung in 7 Tagen - ✅ Volle Kontrolle über Zahlungen & Rückerstattungen - ✅ Keine Provisionen auf Zusatzleistungen - ✅ Automatische Abwicklung – Sie kümmern sich um Ihr Hotel

Kontaktieren Sie igumbi Support, um RAPID für Ihre Portalreservierungen zu aktivieren. Die Einrichtung ist mit vertretbarem Aufwand machbar – der Nutzen enorm.