Seiten über Rechnung

Rechnungen als E-Mail Anhang aus der Hotelsoftware verschicken

Die Hotel Rechnung an Ihre Gäste zu verschicken kann oftmals ein mehrstufiger und langwieriger Ablauf sein. Das Ganze kann recht nervenaufreibend sein, wenn man nicht 100% konzentriert ist.

E-Mail mit Rechnung als Anhang verschickt aus der igumbi online Hotelsoftware
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Mehrere Produkte Ändern: Preise Verlängern, Mehrwertsteuer ändern

Mehrere Produkte können in der Hotelsoftware in einer Transaktion geändert werden. Damit Sind Anpassungen von Mehrwertstuersätzen oder Namensänderungen der Produkte schnell umgesetzt.


Mehr lesen: Mehrere Produkte ändern


Hotelreservierung: Angebot, Buchungsbestätigung und Rechnung - Vorlage/ Muster

In der igumbi online Hotelsoftware gibt es E-Mail Vorlagen mit Textbausteinen, mit denen Sie Ihre E-Mails für Ihr Hotel, Ihre Apartments oder Ferienwohnungen automatisieren können.

Um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern, müssen die Daten der Gäste nur einmal in das Hotel Buchungssystem eingegeben werden. Mit Hilfe standardisierter, professioneller E-Mails werden mit wenig Aufwand aus Anfragen Ihrer Gäste fixe Buchungen. Auch das Erstellen und Versenden Ihrer Hotel-, Apartment- oder Ferienwohnung-Rechnungen geht damit rasch. In der Web-App haben Sie stets den Überblick, ob eingehende E-Mail-Anfragen schon beantwortet wurden.

Mit dem Automailer steuern sie den automatischen Versand der E-Mails: Direkt nach Buchungseingang aus den Portalen oder zeitgesteuert vor der Anreise für Check-In Instruktionen oder nach der Abreise für einen Aufruf zur Bewertung.


Mehr lesen: E-Mail Vorlagen


Rechnungen und Gutschriften

Rechnungen in der online Hotelsoftware erstellen: für Privatkunden und Firmenkunden, Zahlungen erfassen und Rechnung als PDF per E-Mail verschicken. Was passiert bei einer Beanstandung des Kunden mit der Rechnung? Gesamte Rechnung gutschreiben (Stornorechnung). Wie geht man mit bereits erfolgten Zahlungen um?

Bei Reservierung oder im Laufe des Aufenthaltes die Rechnungszeilen erfassen bzw. Löschen - vor dem Ausstellen der Rechnung
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QR-Code "Zahlen mit Code"

Offene Hotel Rechnung und Anzahlungsforderungen, die Sie an Ihre Gäste per E-Mail verschicken, sollten per Banküberweisung bezahlt werden. Wir haben die Überweisung für Ihre Gäste vereinfacht. Dafür haben die PDFs nun den EPC-QR Code eingebettet.

Aus der igumbi Hotelsoftware
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Kreditkartenzahlungen mit Stripe in der Hotelsoftware

Um Kreditkartenzahlungen ohne Kartenterminal bequem aus der Hotelsoftware für Hotels, Apartments oder Ferienwohnungen abzuwickeln, haben wir Stripe als Zahlungsdienstleister integriert. Ein extra Rezeptionsgebundenes Kartenterminal wird für viele Fälle der Zahlungsabwicklung somit obsolet. Auf diese Weise können Sie auch von unterwegs Gastezahlungen z.B. über ein Tablet/ Smartphone anstoßen.

Hier holen Sie die API Schlüssel (Keys) um Stripe mit der igumbi Hotelsoftware zu verbinden
Mehr lesen: Kreditkartenzahlungen mit Stripe


Direktbuchungen automatisch bezahlen mit Stripe

In den letzten Wochen wurde umfangreich an den Tests und Verfahren der Kreditkartenzahlung, Besicherung und Sofortüberweisung die wir mit dem Stripe Bezahlsystem am Laufen haben und die vom igumbi online Buchungstool ausgehen, gearbeitet. Stripe hat ursprünglich als eine sehr einfache Bezahlmethode begonnen, aber durch die Einführung des 3D Secure Verfahrens haben sich einige Abläufe umgedreht und technisch komplexer gestaltet: Das ist jedoch eine Notwendigkeit um ein sicheres und reibungsloses Nutzererlebnis mit den 3D Secure Auflagen herzustellen.

Übersicht über die aktivierten Stripe Einstellungen und Prozess in der igumbi Hotelsoftware.
Mehr lesen: Direktbuchungen Zahlungen


Hotelrechnung PDF-Archivdatei/Export am Monatsende

Es gibt nun die Möglichkeit die Hotelrechnungen, die in einem Zeitraum ausgestellt wurden, in einer gesammelten PDF-Datei exportieren/ herunterzuladen. Sie können nun aus der igumbi Hotelsoftware Ihre Rechnungen in einer gesammelten PDF-Datei exportieren. Alle Rechnungen eines Zeitraums werden in der PDF-Datei zusammengefasst und können leicht ausgedruckt oder archiviert werden.


Mehr lesen: PDF Rechnungsarchiv Export


Mahnung Hotelrechnungen der per E-Mail Vorlage

Wie schreibt man ein Mahnungsschreiben/ eine Zahlungserinnerung an Firmenkunden für offene Hotelrechnungen?

Die meisten Privatkunden zahlen vor der Anreise oder bei der Abreise. Bei Firmenkunden wird bei einigen Hotelbetrieben eine Ausnahme gemacht und eine offene Rechnung an die Buchhaltung ausgetstellt. Manchmal ist dann die Buchhaltung der Firmen nicht so schnell beim Übeweisen des offenen Betrages. Dafür braucht es eine freundliche Zahlungserinnerung oder eine Mahnung per E-Mail die man direkt aus der igumbi Hotelsoftware verschicken kann.

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Mehr lesen: Mahnungen


Registrierkasse in der online Hotelsoftware

Die Hotel Registrierkasse ist bei igumbi in die Hotelsoftware als Kassensystem-Modul integriert. Eine komfortable Lösung für Hotels, Ferienwohnungen und Apartments zur Ausstellung von Rechnungen und Zahlungen konform mit der österreichischen Registrierkassenverordnung 1/2016 und der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ab 4/2017.

Folgend soll eine Übersicht über die Funktionen der Kassensoftware in der Hotelsoftware geboten werden. Es wird beschrieben wie die Kasse in Betrieb genommen wird und wie Kassenabschlüsse erstellt werden.

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Mehr lesen: Registrierkasse